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¿POR QUÉ Y PARA QUÉ UNA OFICINA SIN PAPEL?

El papel, ha sido uno de los motores principales de las compañías para el traspaso de información entre empleados. No obstante, los problemas del papel son cada día más graves para las empresas y el medio ambiente. Los programas de Sistema de Gestión Documental, han llegado para acabar con el papeleo en la oficina.

Problemas del papel

Una oficina común está llena de documentos, carpetas y papeles. Además, este constante trasiego, termina con la pérdida de documentos o su consecuente deterioro. Sin olvidar, la falta de espacio para poder guardar todos esos papeles. De esta manera, resulta imposible encontrar cualquier documento en un momento determinado.

Por otra parte, hay que tener en cuenta el abuso que supone el uso de tanto papel. Por un lado el impacto medioambiental, al seguir consumiéndolo, por el otro el costo derivado del papeleo; el propio material, el coste de su gestión, almacenamiento y distribución entre la plantilla de trabajadores.

Coopers & Lybrand o Nucleus Research, son algunas de las firmas que han investigado sobre el uso del papel en la oficina. Entre los datos más relevantes, podemos encontrar que el 85% de los documentos son de un único uso, el 50% de dichos documentos son copias o fotocopias, o el 90% del tiempo de la empresa versa alrededor de la distribución y búsqueda de los documentos.

Sistema de Gestión Documental

La rutina de las empresas se dirige en la actualidad hacia la oficina sin papel. El software de gestión documental proporciona a los trabajadores una manera más eficiente de acceder a la información. De esta manera, se incrementa la productividad y mejora el flujo de la información.

Para un correcto flujo de la información en la oficina sin papel, es necesario adoptar una serie de rutinas. Esto está destinado a implementar, en la mentalidad de los trabajadores, una nueva manera de acceder a la documentación. Para ello, se puede dividir en cuatro pasos el proceso a la oficina sin papel:

  1. Selección y digitalización de los documentos pertinentes, es decir, escoger aquellos necesarios y escanearlos para tenerlos en un formato digital.
  2. Adquisición e instalación de un software de gestión documental en los dispositivos electrónicos de la compañía.
  3. Contratación de un espacio en la nube para el almacenamiento de todos los documentos. De esta manera, cualquiera podrá acceder a través del móvil o del ordenador.
  4. Introducción de nuevos documentos a través del Sistema de Gestión Documental.

En definitiva, a través de estos cuatro sencillos pasos, se puede entrar en la oficina sin papel. Los estudios mencionados anteriormente, indican que, esta ‘nueva oficina’, reduce a la tercera parte el tiempo dedicado al archivo y búsqueda de documentos, a la mitad el coste y además aumenta cerca de un 40% la capacidad para responder correctamente a los clientes.